Als projectleider ben je werkzaam voor de afdeling Bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering is één van de zes afdelingen van het organisatieonderdeel Stadsbedrijven. Het dagelijks werk van Stadsbedrijven is het visitekaartje van de gemeente. Of het nu gaat om het inzamelen van afval, het beheren, onderhouden of reinigen van de openbare ruimte, sportlocaties, zwembaden, parkeergarages, begraafplaatsen en welzijnsaccommodaties, de bereikbaarheid van en in de stad, bomen of grachten ... Iedereen ziet ons werk!
Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte van de gebruiker en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als projectleider heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen.
Je taken zijn:
- Als projectleider ben je verantwoordelijk voor Europese en meervoudige onderhandse aanbestedingen van uiteenlopend (zwaar) materieel. De prioriteit voor de komende periode ligt bij de aanbesteding van kleine en grote inzamelvoertuigen, dienstvoertuigen, brandstoffen, schadeherstel en dienstfietsen.
- Je werkt in een matrixorganisatie samen in verwervingsteams met inhoudsdeskundigen, inkopers, specialisten en eindgebruikers om de doelstelling van de aanbesteding te behalen.
- Door goed te luisteren naar de behoefte van de opdrachtgever en kennis te hebben van de inkoopprocessen ben je in staat om met een hoge kwaliteit, adequaat en tijdig het resultaat te behalen.
- Je realiseert zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten behoeve van de verschillende categorie(ën)/specialisme(n).
- Je houdt overzicht over de diverse inkoopprojecten waar je projectleider van bent.
- Je fungeert als projectleider tussen inkoop, decentrale inkopers, contractmanagement en betrokken medewerkers vanuit de interne klanten en Materieel Beheer.
- Je borgt de projectuitvoering in gestructureerde projectdocumentatie.
- Je hanteert een duidelijke projectbeheersingsmethodiek, zoals Prince2 Practitioner.
- Je organiseert projectgroepvergaderingen en stuurt op proces en inhoud.
- Je schrijft een aanbestedingsaanpak.
- Je vertaalt bedrijfsprocessen in kwalitatieve programma’s van eisen waardoor de centrale inkooporganisatie een aanbesteding kan starten.
- Je rapporteert zowel mondeling als schriftelijk aan de opdrachtgever(s).
- Je houdt het projectdossier bij.
- Je werkt samen met collega’s van operationeel tot en met tactisch niveau.
- Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt.
Jij hebt:
- Tenminste hbo werk- en denkniveau.
- Projectverantwoordelijkheid (gehad) voor minimaal 3 aanbestedingen, waarbij je tenminste 1 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid.
- Kennis van (zwaar) materieel of het vermogen om dit snel eigen te maken.
- Een proactieve houding, bent integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen.
- Ruime inkoopervaring en bent aantoonbaar in staat zelfstandig op tactisch niveau te acteren.
- Ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. Je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 16 september, waarschijnlijk op 17 en 19 september. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
Je werkplek is op de locatie Tractieweg 2. Minimaal 50% van je tijd zal je daar aanwezig moeten zijn. Deze locatie is bereikbaar met het openbaar vervoer vanaf station Zuilen.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond, behoudt Gemeente Utrecht zich in alle gevallen het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.
Eisen:
- Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
- Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau.
- Dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer de bovenstaande informatie volledig is ingevuld.
- Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
- Naam organisatie:
- Naam contactpersoon:
- Afdeling en functie contactpersoon:
- Telefoonnummer contactpersoon:
- Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
Wensen:
- Heb je ervaring met aanbestedingen met een gemeente als opdrachtgever?
- Beschrijf kort en bondig jouw inkoopervaring, met name als projectleider en/of deelnemer.
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel (max 1/2 A4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Je hebt tenminste 1 Europese aanbesteding zelfstandig begeleid.
- Heb je ervaring als projectverantwoordelijke met het aanschaffen van materieel?
- Je hanteert een duidelijke projectbeheersingsmethodiek, zoals Prince2 Practitioner.
- Je bent projectverantwoordelijke (geweest) voor minimaal 3 aanbestedingen.
- Voeg hier je CV toe.
- Je CV is maximaal 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.
- Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
- Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
- Je CV is in het Nederlands opgesteld en in pdf-formaat.
