Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal.
Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- verbeteren van de dienstverlening;
- een efficiënte en wendbare organisatie;
- anticiperen op de toekomst.
Over het Ketenbureau i-Sociaal Domein
Samen met gemeenten, zorgaanbieders, softwareleveranciers en samenwerkingspartners werkt het Ketenbureau aan het verminderen van de administratieve lasten en verbeteren van de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders in het sociaal domein (Jeugdwet en Wmo). Dit met het doel meer tijd en geld voor zorg en ondersteuning aan de cliënt. Het Ketenbureau is onderdeel van VNG Realisatie. De VNG is ook één van de Stuurgroepleden. De andere leden van de stuurgroep i-Sociaal Domein zijn: Actiz, GGZ Nederland, Jeugdzorg Nederland, VGN, Valente en VWS.
Onze thema’s:
Recent hebben we in een Meerjarenkoers onze ambities en aanpak voor de komende jaren verwoord. Wij willen gemeenten en aanbieders ontzorgen door te helpen bij het verminderen van de administratieve lasten, het verbeteren van de informatievoorziening en het vereenvoudigen van de uitvoering. Dit doen wij met diverse projecten, producten en diensten. Bij de uitwerking betrekken wij altijd de experts uit het veld. Wij focussen ons op de volgende thema’s:
- Inkoop en contractering
- Administratieve processen en iStandaarden
- Gegevensuitwisseling in de keten
- Ketensamenwerking en partnerschap
Dit alles doen wij met ca. 35 collega’s die uit het werkveld komen en zich volledig inzetten om de administratieve lasten in het Sociaal Domein (Wmo en JW) te verminderen. Naast de nodige online overleggen en afspraken hebben we op maandag in Den Haag en op woensdag in Utrecht een ‘kantoordag’ zodat we elkaar ook fysiek blijven ontmoeten en versterken.
Binnen het Ketenbureau zijn de volgende teams werkzaam:
- Projecten (Ontwikkeling)
- Beheer
- Regioteam
Omschrijving van de opdracht
Om de drie teams zo goed mogelijk hun werk te kunnen laten doen worden zij gefaciliteerd door een programmasecretaris en een Projectmanagement Officer (PMO-er). De voorliggende opdracht betreft de rol van PMO-er. Deze persoon fungeert als spin in het web voor de projecten, programma’s en teams van het Ketenbureau. Daarbij horen de volgende doelen:
- Fungeren als ‘spin in het web’ voor de projecten, programma’s en teams van het Ketenbureau;
- Bewaken/ signaleren van onderlinge samenhang;
- Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De PMO-er voert vanuit de bovengenoemde opdracht de volgende taken en werkzaamheden uit:
- Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van de stuurgroep i-Sociaal Domein;
- Het voeren van het secretariaat van het regioteam Ketenbureau;
- Notuleren bij (ook complexe en/of bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
- Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);
- Het beheer van de contactendatabase;
- Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten en samenwerkingskansen binnen context van de programma’s en projecten;
- Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken;
- Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma en projectplanningen en het actualiseren daarvan;
- Bijdragen aan de totstandkoming van rapportages;
- Bewaken van overzicht van de beschikbare producten en diensten die kunnen worden ingezet in de regio’s;
- Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates;
- Agenda- en mailboxbeheer.
Resultaat van de opdracht
Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de programma’s, projecten en teams binnen het Ketenbureau. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van deze programma’s, projecten en teams. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer voor een of meerdere projectleiders, implementatiecoaches en/of programmamanagers binnen het Ketenbureau. Daarmee heb je regio’s, aanbieders en gemeenten efficiënt en effectief in staat gesteld hun administratieve lasten te verlichten, het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren en gegevensuitwisseling en partnerschap in de Jeugdzorg en Wmo keten te optimaliseren.
Eisen:
- HBO werk- en denkniveau;
- Inschrijver gaat expliciet akkoord met de concept overeenkomst welke als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld;
- De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek;
- De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag;
- Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map ‘Extra documenten’;
- Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van regioteams, programma- of projectteams en programma- of projectmanagers;
- Minimaal 2 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
- Meer dan 2 jaar aantoonbare operationele, coördinerende, adviserende, secretaris of web-redactionele ervaring;
- Minimaal 5 jaar ervaring met het MS Office pakket;
- Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties;
- Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals Trello, Mural en Miro.
Wensen:
- Kennis van organisatie en bedrijfsvoering bij gemeenten en/of zorgaanbieders;
- Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning;
- Affiniteit met organisaties in het sociaal domein (Jeugdwet/Wmo);
- Ervaring met het opstellen van (voortgangs-)rapportages.
