De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- Verbeteren van de dienstverlening;
- Een efficiënte en wendbare organisatie;
- Anticiperen op de toekomst.
De IBD ondersteunt de Nederlandse gemeenten op de terreinen informatiebeveiliging en privacy. De IBD ondersteunt hen bij preventie, detectie en coördinatie en fungeert als Computer Emergency Response Team. Daarnaast adviseert de IBD over de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het gebied van privacy richt de IBD zich onder meer op het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierbij richt de IBD zich op: kennisdeling vanuit de IBD en tussen gemeenten, netwerkvorming van Functionarissen Gegevensbescherming (FG) en Privacy Officers (PO), belangenbehartiging en het ontwikkelen van een bestuurlijk gedragen aanpak.
Omschrijving van de opdracht- De opdracht omvat een breed scala aan taken die gericht zijn op het ondersteunen van het hoofd IBD en de teamleden. Een belangrijk aspect van de rol is het beheren van de agenda’s, waarbij een efficiënte planning en coördinatie van afspraken centraal staat. Daarnaast fungeert de medewerker als sparringpartner en verbindende schakel tussen adviseurs, coördinatoren en het hoofd IBD, wat essentieel is voor de interne samenwerking binnen de afdeling.
- De opdracht omvat verder het bieden van zowel inhoudelijke als administratieve ondersteuning aan diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en spreekuren. Hierbij speelt het organiseren van verschillende bijeenkomsten, zowel online als fysiek, een belangrijke rol. Dit omvat niet alleen het plannen en faciliteren van deze bijeenkomsten, maar ook het opstellen van notulen en het bewaken van de opvolging van gemaakte afspraken.
- Ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van planning en processen voor het beheer van producten en dienstverlening IBD;
- Administratieve ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
- Ontwikkelen van werkinstructies en processen ten aanzien van de administratieve organisatie, bewaken hiervan, signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen;
- Het coördineren en redigeren van de interne communicatiemiddelen (w.o. de weekrapportages en nieuwsbrief);
- Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van project- en teamprocessen en vergadertools & templates;
- Organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
- Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;
- Beheren van administratie(s) en databestanden, verzamelen en verwerken van gegevens, beoordelen op juistheid van gegevens;
- Verantwoordelijk voor het bijhouden en invoeren van het Customer Relation Management systeem (CRM);
- Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
- Fungeren als back-up voor werkzaamheden zoals o.a. het bijhouden van de deelnemersadministratie van de IBD en het beheer van de website.
Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor adviseurs, coördinatoren en hoofd IBD binnen de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en spreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorggedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt diverse administraties en databestanden beheerd. Je hebt zorggedragen voor agendabeheer IBD in de breedste zin van het woord.
Eisen
- De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek. 17 september 2024, van 9.00 tot 13.00 uur.
- Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map ‘Extra documenten’.
- MBO/HBO denk- en werkniveau.
- Afgeronde projectmanagement-opleiding -en/of cursus.
- Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van teams en managers.
- Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties.
- Minimaal 7 jaar ervaring met het MS Office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint.
- Minimaal 2 jaar ervaring met het inrichten van Teams omgevingen.
- Minimaal 2 jaar ervaring met Content Management Systemen (bv WordPress).
- Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (bv Teams, Zoom).
- Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties.
Wensen
- Kennis van de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering.
- Ervaring met het informatiebeveiligings- en/of privacydomein.
- Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief).
