Waar ben jij van?
Jij bent van het plannen, organiseren en het bewaken van de voortgang. Jij krijgt er energie van als de projecten mede door jouw oog voor detail en inzet zo efficiënt en effectief mogelijk verlopen. Je vindt het dan ook leuk om je team zo goed mogelijk te ontzorgen.
Jouw functie
Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve en facilitaire zaken. Een zelfstandige rol waarbij je ondersteunende en secretariële werkzaamheden verricht ten behoeve van het project. Voor de projectmanager(s) ben je een echte “ontzorger”. Jij bent een spin in het web en kan verschillende werkzaamheden uitvoeren. Jij bent flexibel ingesteld en kan snel schakelen.
Naar facilitaire (basis)werkzaamheden, zoals het bijhouden van de (complexe) agenda’s en het boeken van vergaderzalen, ondersteun je de projectmanager bij de planning en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe groter een project, des te complexer de processen zijn. Des te belangrijker dat de communicatie en coördinatie binnen het project goed geregeld is. Je verzorgt o.a. de coördinatie van de agenda, verslaglegging d.m.v. notulen en je bewaakt de voortgang op de acties. Hiernaast ben jij ook bereid om ad-hoc ”spoedzaken” op te pakken of te helpen met de organisatie van bijvoorbeeld participatiebijeenkomsten, teamactiviteiten en borrels.
Jouw profiel
Als resultaatgerichte projectmedewerker weet jij precies wat nodig is om je team optimaal te ontzorgen en ondersteunen, zowel in een faciliterende als actieve rol. Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën, en onderneemt actie waar nodig. Met jouw flexibele instelling ben je altijd bereid om ad-hoc taken op te pakken en weet je om te gaan met veranderende omstandigheden.
Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat, met oog voor precisie en kwaliteit. Je past je aan bij afwijkende resultaten of veranderende omstandigheden en werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van taken. Je levert tijdig het afgesproken resultaat en koppelt op tijd terug als dit niet lukt.
Stressbestendigheid is voor jou vanzelfsprekend. Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten en blijf je doeltreffend handelen. Je beschikt over goede adviesvaardigheden en bent in staat om constructieve feedback te geven en te ontvangen. Integriteit staat bij jou hoog in het vaandel en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
Je bent je bewust van de omgeving en bent betrokken. Je kunt goed luisteren en reageert proactief op de behoeften van projectmanagers en teamleden. Servicebereidheid en klanttevredenheid hebben jouw prioriteit. Tot slot ben je communicatief sterk en spreek je de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend.
Eisen:
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden of een secretariële achtergrond opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je hebt 2 jaar aantoonbare ervaring met organiseren van vergaderingen, notuleren en agendabeheer in een projectteam opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s (Excel, Word, Outlook en MS-teams);
- 36 uur per week beschikbaar vanaf begin september 2024;
- Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4 niveau.
Wensen:
- Je hebt ervaring met RSPW;
- Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met werken bij een overheidsinstantie of een gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners;
- Je hebt ervaring met Oracle en/of One Drive;
- Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen zoals participatiebijeenkomsten, teamactiviteiten en borrels;
- Je hebt een afgeronde opleiding in de richting van managementondersteuning of projectmanagement.
