Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- verbeteren van de dienstverlening;
- een efficiënte en wendbare organisatie;
- anticiperen op de toekomst.
Over team naleving
VNG Naleving is een cluster binnen VNG Realisatie. Zij ondersteunt gemeenten bij het versterken van de preventie-, toezichts- en handhavingspraktijk in het sociaal domein. Dit doet zij door kennis te ontsluiten en beschikbaar te stellen voor gemeenten via een kennisbank, website, fora, trainingen, Webinars, workshops, (regio)bijeenkomsten en advisering. Naleving onderzoekt, signaleert en vertaalt trends en ontwikkelingen, voert innovatieprojecten uit en haalt goede praktijkvoorbeelden onder gemeenten en ketenpartners op. Wanneer knelpunten of toepassingsvraagstukken worden herkend, worden deze vertaald naar oplossingsrichtingen. In overleg met de VNG-beleidscollega’s worden deze vervolgens besproken met de systeemverantwoordelijke.
Naleving wordt gevormd door ruim 60 professionals, verdeeld over vijf projectteams met een grote diversiteit aan achtergronden en expertises. Aan deze diversiteit wordt veel waarde gehecht. Onze professionals werken in functies als die van projectmanager, (beleids- en strategisch) adviseur, secretaris, data-expert, juridisch adviseur, etc. Zij delen energie, betrokkenheid en passie voor hun vak en de goede onderlinge sfeer heeft een herkenbare positieve uitstraling op de omgeving.
Omschrijving van de opdracht
We zijn op zoek naar een enthousiaste en gedreven professional die ons team komt versterken als ondersteuner. In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor de administratief-secretariële ondersteuning van alle vijf de projectteams (Naleving Kinderopvang & Voorschoolse educatie, Naleving WMO en Jeugd, Naleving Werk & Inkomen, Multidisciplinaire samenwerking Naleving en Ondersteuningsprogramma Arbeidsmigranten), de twee teamleiders, de communicatieadviseurs en de informatie en implementatie-adviseurs. Je draagt bij aan een efficiënte en effectieve organisatie van de werkzaamheden binnen het team. Je hebt een goed gevoel voor proceskwaliteit en binnen het projectteam.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Activiteitenbeheer: Je houdt acties bij en bewaakt de voortgang van lopende activiteiten. Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en dat iedereen op de hoogte is van de status van lopende projecten.
- Bijeenkomsten organiseren: Je ondersteunt bij het organiseren en plannen van bijeenkomsten voor de verschillende projectteams, voor bijeenkomsten met meerdere externe partijen, en voor het team als geheel. Hierbij zorg je ervoor dat alle afspraken en agenda's perfect zijn georganiseerd.
- Agendabeheer: Je ondersteunt bij het agendabeheer van de twee teamleiders. Hierbij zorg je ervoor dat er geen dubbele afspraken zijn en dat de agenda’s goed zijn georganiseerd.
- Documentbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het archiveren van (digitale) documenten in MS Teams. Daarnaast richt je de projectadministratie in en zorg je ervoor dat deze altijd overzichtelijk en up-to-date is.
- Administratieve ondersteuning: Je ondersteunt de teamleiders en projectleiders bij diverse administratieve taken, zoals het opstellen van rapporten, het verwerken van gegevens en het bijhouden van bestanden, zoals bijvoorbeeld het personeelshandboek van het cluster Naleving. Verder speel je een rol in het regelen van attenties voor medewerkers of ketenpartners.
- Beheer mailbox: Je beheert de verschillende inboxen en beantwoordt vragen vanuit gemeenten die bijvoorbeeld gaan over bijeenkomsten en trainingen. Waar nodig verdeel je vragen over de adviseurs en verstuur je belangrijke interne mailings aan je collega’s.
In jouw functie als ondersteuner werk je nauw samen met de drie projectmanagementondersteuners. Zij ondersteunen de projectleiders en projectteams bij projectmanagement en inhoudelijke vraagstukken. Samen vormen jullie een team dat elkaar bij afwezigheid vervangt.
Resultaat van de opdracht
- Gemeenten kunnen op een laagdrempelige en adequate manier contact krijgen.
- Vragen worden op tijd beantwoord en de voortgang van het project wordt bewaakt.
- Vergaderingen en bijeenkomsten zijn goed georganiseerd.
- Het agendabeheer van de teamleiders is op orde.
- De projectadministratie is op orde.
- De teamleiders en projectleiders worden goed ondersteund in hun werkzaamheden.
- Minimaal MBO3 werk- en denkniveau, blijkend uit een afgeronde opleiding bijvoorbeeld in de richting van Office & Management of vergelijkbaar;
- Minimaal een jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner bij gemeenten, het rijk of andere overheidsorganisaties;
- Ervaring met projectondersteuning, proceskwaliteit en projectadministratie zoals agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk blijkend uit de brief en CV.
- Aantoonbare ervaring met programma- of projectmatig werken;
- Werkervaring met overheidsorganisatie(s);
- Uitstekende ervaring met het Microsoft Office pakket alsook andere ondersteuningsprogramma’s.
Competenties
- Uitstekende organisatorische en procesvaardigheden;
- Nauwkeurigheid en oog voor detail;
- Een proactieve houding;
- Stressbestendig;
- Betrokken;
- Flexibel;
- Klantgericht;
- Samenwerken.
Geplande datum eerste gesprek
5 september 2024, van 14 tot 17 uur.
Eisen
- Inschrijver gaat expliciet akkoord met de concept overeenkomst welke als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld.
- De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
- De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
- Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map ‘Extra documenten’.
- Minimaal MBO3 werk- en denkniveau, blijkend uit een afgeronde opleiding bijvoorbeeld in de richting van Office & Management of vergelijkbaar;
- Minimaal een jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner bij gemeenten, het rijk of andere overheidsorganisaties;
- Ervaring met projectondersteuning, proceskwaliteit en projectadministratie zoals agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten.
Wensen
- Na gunning van de inhuuropdracht ontvangen alle inschrijvers(*) een terugkoppeling van de uitvraag. De terugkoppeling betreft onder andere een (Excel) overzicht met de ranking van alle inschrijvers en de score op de gunningscriteria/kwaliteit. In dit overzicht worden de namen van alle inschrijvers vermeld (dit is de leveranciersnaam, niet de naam van de kandidaat). * Inschrijvers die, na toetsing van antwoorden en bewijs in cv/motivatie, worden uitgesloten van de procedure, ontvangen dit overzicht niet en worden ook niet genoemd in het Exceloverzicht. De gegunde leveranciersnaam zal altijd zichtbaar zijn op dit overzicht. Gaat u ermee akkoord dat in het overzicht uw leveranciersnaam zichtbaar is?
- Aantoonbare ervaring met programma- of projectmatig werken;
- Werkervaring met overheidsorganisatie(s);
- Uitstekende ervaring met het Microsoft Office pakket alsook andere ondersteuningsprogramma’s.
