Waar ben jij van?
Jij bent onderdeel van het team spelen, het team dat door heel Rotterdam werkt aan het vervangen van speelplekken die aan vervanging toe zijn. Hierbij ben je verantwoordelijk voor eigen projecten (onder begeleiding van een projectmanager). De werkzaamheden bestaan uit het zelfstandig opzetten van projectteams en het afstemmen met projectteam participatie en communicatie om tot een definitief ontwerp te komen.
Daarbij word je ingezet als projectsecretaris voor integrale vervangingsprojecten. Hierin bied je ondersteuning aan de projectmanager.
Met jouw ervaring in samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.
Jouw functie
De ondersteuner neemt de projectmanagers werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden binnen en buiten de organisatie. Als dit wordt opgepakt, kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.
Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten. Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings- en uitvoeringsfase) om scope, planning en voortgang te bewaken.
Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden
- Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
- Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen.
- Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten, (bewoners)correspondentie.
- Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
- Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App).
Jouw profiel
In de rol bij team spelen en als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig en nauwkeurig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg, dat vraagt om proactiviteit en dienstverlening. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, zoals technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Daarnaast ben jij een verbinder, door samen te werken maar ook te netwerken. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven. Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoeften van anderen. Tot slot ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af.
Eisen:
- Minimaal 6 maanden ervaring met projectmatig werken en werken in of met de buitenruimte.
- Je hebt recente ervaring als projectsecretaris in (multi-disciplinaire) projecten in een gemeentelijke omgeving.
- Ervaring met het gebruik van Microsoft Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook).
- Minimaal een afgeronde mbo niveau 4-opleiding.
Wensen:
- Een afgeronde mbo niveau 4-opleiding in een technische richting zoals middenkader-functionaris bouw, infra of in de richting van managementassistent.
- Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen ‘lezen’.
- Ervaring met het gebruik van aanpalende programma’s zoals: ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle/Cognos.
- In het bezit van een RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig Creëren certificaat.
