Omschrijving:
Utrecht heeft jou nodig! Een uitkering aanvragen of een scootmobiel bestellen: Utrechters regelen steeds meer van hun gemeentezaken online. Om die processen soepel te laten verlopen, zoekt het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van Werk en Inkomen een Record Manager. Binnen deze opdracht ondersteun je bij het realiseren van onze dienstverlening. Voorbeelden van projecten waar je je als Record Manager mee bezig houdt zijn schuldhulp voor bijzondere doelgroepen en een nieuw BOA registratie systeem.
Jouw taken zijn:
- Opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer en het vergroten van bewustwording bij collega’s;
- Vormgeven en beheren van het digitale archief voor applicaties;
- Uitvoeren en vormgeven van processen rond het correct vernietigen van informatie in welke vorm dan ook (digitaal en analoog);
- Adviseren over migreren van processen en informatie tussen verschillende systemen en afdelingen;
- Adviseren over wensen rondom, en gebruik van, record management functionaliteit in verschillende applicaties.
Jij hebt/bent:
- Minimaal HBO-werk- en denkniveau;
- Minimaal 5 jaar werkervaring met projecten/opdrachten binnen een gemeentelijke organisatie met taken op het gebied van record management;
- Je behoudt makkelijk het overzicht van het geheel en hebt daarbij aandacht voor details;
- Resultaatgerichtheid is je tweede natuur;
- Initiatiefrijk, je begint uit jezelf;
- Overtuigingskracht, je spant je in om anderen te winnen voor een idee;
- Samenwerkingsgericht;
- Affiniteit met IT.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 12 augustus. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.
Het stadskantoor ligt aan het centraal station van Utrecht en is dus heel goed te bereiken met het OV. Werkdagen en tijden zijn flexibel in te vullen in afstemming met het team.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.
Eisen:
- Is de kandidaat de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
- Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau:
- Dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer de bovenstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
- Naam organisatie:
- Naam contactpersoon:
- Afdeling en functie contactpersoon:
- Telefoonnummer contactpersoon:
- Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
Wensen:
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Aantal jaren werkervaring met projecten/opdrachten op het gebied van record management:
- 0 tot 3 jaar
- 3 tot 5 jaar
- Meer dan 5 jaar
- Heb je werkervaring binnen een gemeente? (selecteer de grootste optie die voor jou van toepassing is)
- G4-gemeente
- 100.000+ gemeente
- Kleinere gemeente
- Nee
- Voeg hier je CV toe. Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
- Wat is je telefoonnummer en e-mailadres? Het is mogelijk meerdere contactgegevens op te geven, bij voorkeur ontvangen we de contactgegevens van de aanbieder die de offerte heeft ingediend. We hebben deze gegevens nodig voor het eventuele inplannen van een kennismakingsgesprek en administratieve afhandeling.
- Prijs is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Let op: het maximum uurtarief is: € 100,-. Het met een hoger tarief offreren dan het aangeven maximum leidt tot uitsluiting van verdere deelname.
