Gemeente Hof van Twente
Werken bij onze gemeente betekent werken bij een plattelandsgemeente waar we met trots met elkaar en samen met onze inwoners werken aan de Hof van morgen. Wij stimuleren dan ook graag jouw professionaliteit, creativiteit en servicegerichtheid. Zo draag jij bij aan de maatschappelijke opgave vanuit jouw rol, expertise en verantwoordelijkheden! Als lerende organisatie bieden we onze werknemers de mogelijkheid om zichzelf (verder) te ontwikkelen.
Als Hof van Twente zijn we trots om bij te mogen dragen aan de maatschappij, ieder op zijn of haar eigen manier. We werken met enthousiasme, korte lijnen, betrokkenheid, integraal en vooral met plezier. Hof van Twente is een gemeente voor iedereen!
Opdracht
Voor de gemeente Hof van Twente zijn wij op zoek naar zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.
De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk. De secretaresses staan onder leiding en toezicht.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van agenda’s en mailboxen van twee tot drie teamleiders;
- Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken;
- Bewaken van het opleidingsplan;
- Opstellen en uitwerken van correspondentie;
- Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen;
- Opstellen van agenda’s en verzamelen en ordenen van vergaderstukken;
- Notuleren en uitwerken van verslagen;
- Uitzetten en bewaken van actiepunten;
- Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten;
- Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO;
- Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen.
Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Competenties
- Klantgericht;
- Resultaatgericht;
- Samenwerkingsgericht;
- Alert;
- Communicatief vaardig;
- Zorgvuldig;
- Initiatiefrijk;
- Sterk in plannen en organiseren.
Eisen voor de opdracht Secretaresse
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker;
- Beschikbaar voor minimaal 20 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdrachtperiode;
- Beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten;
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar;
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. De VOG kan voor start vereist worden, of maximaal 8 weken na start gewenst zijn.
Wensen voor de opdracht Secretaresse
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (40 punten);
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers, waaronder agenda- en mailboxbeheer en administratieve werkzaamheden, Benoem dit duidelijk in het cv (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, waaronder ondersteuning van bestuurders/portefeuillehouders, benoem dit duidelijk in het cv (20 punten).
- Wij zoeken een kandidaat die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en energie krijgt van organiseren en ondersteunen.
- De kandidaat is zorgvuldig, communicatief vaardig en weet ook in een dynamische omgeving goed prioriteiten te stellen.
