Organisatie
Slachtofferhulp Nederland werkt vanuit 11 districten en enkele landelijk werkende teams. Binnen elk district zijn verschillende soorten dienstverlening aanwezig. De dienstverlening richt zich op het informeren, adviseren en ondersteunen van cliënten. Daarnaast vertegenwoordigt Slachtofferhulp Nederland de belangen van slachtoffers in de maatschappij en stimuleert zij kennisontwikkeling op het gebied van slachtoffers en hulp aan slachtoffers en hun naasten.
Opdracht
Je bent werkzaam op het landelijk kantoor. Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning onder andere bij vergaderingen en bijeenkomsten. Je plant, organiseert en ondersteunt interne bijeenkomsten en vergaderingen. Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau en stemt af met je collega’s van het managementsecretariaat.
In de functie houd je o.a. bezig met:
– Agendebeheer voor hoofden van afdelingen, je attendeert op gemaakte afspraken en zorgt voor voorbereiding van interne en externe afspraken.
– Het plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
– Het voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen van de Stuurgroep Projecten en het ondersteunen bij de uitvoering van deze vergaderingen: opstellen agenda, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken en bij afwezigheid collega’s het verzorgen van verslaglegging.
– Beoordelen van vergaderstukken inclusief bijlagen op volledigheid en onderneemt actie als dit nodig is.
Competenties
– Organisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning en agendebeheer en noteren;
– Dienstverlenende instelling;
– Gestructureerd, systematisch en accuraat werkend;
– Verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en samenwerkingsgericht;
– Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;
– Stressbestendig; blijft kalm bij werken onder tijdsdruk;
– Integriteit in het verwerken van vertrouwelijke gegevens.
Eisen voor de opdracht Secretaresse
- Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse;
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office;
Wensen voor de opdracht Secretaresse
- Aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administrat (20 punten);
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie (30 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten, en vergaderstukken aan betrokkenen. (Benoem duidelijk in de offerte waar de werkervaring is opgedaan) (20 punten);
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen (30 punten).
