Organisatie
Onze organisatie telt ongeveer 300 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes afdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma’s & Projecten. Je toekomstige collega’s ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie.
Team
Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening ter ondersteuning van het afdelingshoofd en een teamleider.
Opdracht
De werkzaamheden bestaan uit:
- Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.
- Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.
- Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Competenties
De volgende competenties zijn van belang:
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);
- Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);
- Klantgericht;
- Luisteren;
- Doorzettingsvermogen;
- Tactisch gedrag;
- Resultaatgericht werken;
- Samenwerken;
- Assertiviteit;
- Besluitvaardigheid;
- Organiseren;
- Kritisch;
- Plannen en organiseren.
Eisen voor de opdracht Secretariëel / administratief ondersteuner
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariele of administratief ondersteunende functie;
- Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg;
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
Wensen voor de opdracht Secretariëel / administratief ondersteuner
- Aantoonbaar afgeronde opleiding in een administratieve/ secretariele richting;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariele of administratief ondersteunende functie;
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
