Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!
In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.
Team
Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je o.a. samen met onze proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs.
Wat maakt dit werk bijzonder:
- Je bent aan de voorkant betrokken bij digitaal informatiebeheer in het hart van de organisatie, zo is het team actief betrokken bij aanbestedingen van nieuwe applicaties.
- Je doet je werk samen met andere deelterreinen binnen IV, zoals gegevensbescherming, veiligheid en processpecialisten.
- De diversiteit van processen, het gaat over alle teams in de gemeentelijke organisatie heen.
- Het vraagt specifieke kennis (specialisatie).
Opdracht
Jij zorgt er samen met team informatiemanagement voor dat gemeentelijke digitale informatie zowel op de korte als op de langere termijn toegankelijk blijft, rechtmatig wordt beheerd en juist wordt bewaard. Je werkt aan het project ‘Informatie op de juiste plek’, waarbij je alle informatie die momenteel op de netwerkschijven staat opgeslagen migreert naar vooraf gedefinieerde bestemmingen waaronder: het zaaksysteem, de vakapplicaties, Microsoft Teams en OneDrive. Daarnaast voer je, in overeenstemming met de archiefwetgeving, een selectieve vernietiging van informatie uit. Het project, waaraan 24 vakafdelingen deelnemen, moet uiterlijk 1 januari 2027 zijn afgerond, aangezien de licentie van de netwerkschijven op die datum verloopt.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Competenties
- Communicatief sterk: Jij weet mensen te enthousiasmeren door je duidelijke communicatie. Je bent een teamspeler die goed met anderen samenwerkt, maar ook stevig genoeg om als sparringspartner voor het management op te treden.
- Geduld en doorzettingsvermogen: Je hebt geduld en weet dat verbeteringen tijd kosten, maar je blijft doelgericht werken aan structurele verbeteringen.
- Verbindend: Je weet als geen ander dat verbeteringen in het informatiebeheer een samenspel is met diverse actoren en soms botst met diverse belangen en prioriteiten.
- Analytisch en doelgericht: Jij bent analytisch, gedreven en gericht op resultaat. Je combineert deze vaardigheden met een sterk omgevingsbewustzijn en proactieve houding, wat bijdraagt aan je intern ondernemerschap.
Eisen voor de opdracht Senior informatiebeheerder
- 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
- 2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening;
- 3. Aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire informatievoorziening bij een gemeentelijke organisatie;
- 4. Aantoonbare kennis van de Archiefwet en bijbehorende regelgeving (zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv). Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet;
- 5. Minimaal 3 jaar werkervaring met metadataschema’s, datamigraties en digitale selectie- en vernietigingsprocessen in applicaties (licht dit duidelijk toe in het cv);
- 6. Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen.
Wensen voor de opdracht Senior informatiebeheerder
- 11. Aantoonbare werkervaring met i-Navigator, RMTool en Microsoft Excel;
- 8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie;
- 9. Aantoonbare werkervaring met de uitvoeringspraktijk en de kwaliteitsnormen binnen het informatiebeheer;
- 7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld Informatiebeheer;
- 10. Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen;
