Senior Recordmanager / Adviseur Informatiemanagement

Elburg is een gemeente van bijna 24.000 inwoners, gelegen tussen de Veluwe en de randmeren. De gemeente omvat de haven- en Hanzestad Elburg, evenals de kernen Doornspijk, 't Harde, Oostendorp en Hoge Enk, waar het aangenaam wonen, werken en verblijven is.

Als gemeente koesteren wij ons rijke verleden, maar richten we ons ook op de toekomst. We bouwen aan een gemeente waar iedereen de kans krijgt om zijn of haar toekomstdromen te verwezenlijken. Met ruim 230 medewerkers werken we binnen een platte organisatiestructuur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur leidt de organisatie, die is verdeeld over vier domeinen: Dienstverlening, Samenleving, Leefomgeving en Bedrijfsvoering. Binnen deze domeinen werken we met zelforganiserende teams.

Benieuwd hoe het is om bij de gemeente Elburg te werken? Je leest er alles over op werkenbijelburg.nl.

De opdracht betreft het leveren van advisering op het gebied van digitale informatievoorziening, met een focus op de realisatie van volledig digitaal, papierloos werken binnen het sociaal domein.

Je zult ondersteuning bieden bij de realisatie van volledig digitaal, papierloos werken voor de afdelingen binnen het sociaal domein, die werken met de applicatie X-Works. Dit omvat het volgende:

• Vertalen van processen binnen X-Works naar zaaktypen.
• Invoeren van deze zaaktypen in de i-Navigator, waar de zaaktypencatalogus wordt beheerd.
• Exporteren van zaaktypen vanuit i-Navigator naar Djuma.
• Inrichten van de koppeling tussen X-Works en Djuma.
• Testen van de werking van de koppeling om te zorgen voor een naadloze integratie.

Daarnaast ga je aan de slag met de vernietiging van documenten en dossiers die daarvoor in aanmerking komen in de applicaties Djuma en OpenSuite:

• Identificeren welke documenten en dossiers in aanmerking komen voor vernietiging.
• Reviewen en indien nodig herzien van de vernietigingsprocedure conform de eisen uit de Archiefwet.
• Aanpassen van de vernietigingsprocedure voor digitale informatieobjecten.
• Uitvoeren van de vernietigingsprocessen op basis van de bijgewerkte procedure.

De i-Navigator wordt gebruikt als Documentair Structuurplan en Zaaktypencatalogus. Door personeelswisselingen is het onduidelijk hoe het functioneel beheer momenteel is ingericht. De volgende aspecten moeten worden verduidelijkt:

• Wie beheert de inhoudelijke wijzigingen en voert deze door?
• Wie beheert de updates en andere technische wijzigingen?
• Is er voldoende kennis aanwezig om dit beheer uit te voeren, en is er training nodig?
• Wat zijn de afspraken omtrent de inrichting en de wijze van opnemen/beschrijven van processen, zaaktypen, documentsoorten, actoren, etc.?

Daarnaast is het noodzakelijk om te onderzoeken of de huidige processen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en of er behoefte is aan verdere documentatie of procesoptimalisatie.

Competenties

• Aantoonbare meerjarige kennis en deskundigheid op het gebied van recordmanagement en documentmanagement en zaaksystemen.
• Kennis op het gebied van toegankelijkheid van digitale archiefinformatie.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Enthousiasme voor het vakgebied waardoor je anderen kunt meenemen op de weg naar een professioneel en modern informatie- en archiefbeheer.
• Ervaring met het implementeren van koppelingen voor zaakgericht werken binnen een gelijksoortige organisatie.

Eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet en regelgeving (licht dit duidelijk toe in het cv).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als recordmanager/adviseur digitale informatievoorziening.
• Aantoonbare werkervaring in het vertalen van bedrijfsprocessen naar digitale workflows binnen een gemeentelijke instelling.
• Een CV van maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, inclusief minimaal 2 referenties.