Word jij ook een waterschapper?
Waterschappers zijn doeners. Met de voeten -soms letterlijk- in de klei. Iedere Zeeuw is dagelijks afhankelijk van ons werk. En onze rol krijgt nog meer impact als je kijkt naar de enorme uitdagingen door klimaatverandering, zoals de zeespiegelstijging en beschikbaarheid van zoetwater. Om Zeeland veilig te houden en het welzijn van haar inwoners te waarborgen, zoeken wij collega’s die mee willen bouwen aan onze prachtige provincie.
Opdracht
Doel van de inzet
Voor het HWBP-projectteam is tijdelijk behoefte aan aanvullende capaciteit in de vorm van een technisch administratief medewerker. De medewerker ondersteunt het projectteam bij de dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.
Werkzaamheden
De technisch administratief medewerker ondersteunt het HWBP-projectteam bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
– voorbereiden, plannen en organiseren van projectteamvergaderingen en overige overleggen;
– notuleren van projectteamvergaderingen en zorgdragen voor een correcte verslaglegging;
– vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten;
– organiseren en coördineren van overleggen met interne en externe partijen;
– verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken en informatie;
– verrichten en administratief verwerken van bestellingen;
– ondersteunen bij het beheren en structureren van projectdocumentatie;
– verwerken en bijhouden van informatie in Microsoft 365 en SharePoint;
– ondersteunen van projectteamleden bij voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden;
– signaleren van openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines.
Team
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het HWBP-projectteam. De technisch administratief medewerker werkt nauw samen met de verschillende leden van het projectteam en heeft vanuit de werkzaamheden contact met diverse interne en externe betrokkenen.
Aansturing en werklocatie
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming binnen het projectteam vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
De technisch administratief medewerker stemt de werkzaamheden, planning en prioriteiten af met de opdrachtgever en de betrokken leden van het projectteam.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg
Is hybride werken mogelijk: Nee
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.
Competenties
– Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
– Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
– Klantgericht
– Resultaatgericht werken
– Samenwerken
– Plannen en organiseren
Eisen voor de opdracht Technisch administratief medewerker
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 400 woorden), waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker.
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word én Teams.
- Kandidaat is bereid en in staat om gedurende de opdracht op de door opdrachtgever vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland.
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
Wensen voor de opdracht Technisch administratief medewerker
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker (20 punten).
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een project- of programmateam (20 punten).
- Aantoonbare ervaring met zowel het organiseren van overleggen als het notuleren en bewaken van actiepunten (20 punten).
- Aantoonbare werkervaring met SharePoint voor document- en/of informatiebeheer (20 punten).
- Aantoonbare ervaring met het uitvoeren en administratief verwerken van bestellingen (10 punten).
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie en/of technische of infrastructurele projectomgeving (10 punten).
