Drie redenen waarom dit jouw opdracht is
Omdat jij structuur aanbrengt in leveranciersafspraken, uren en kosten en zorgt ervoor dat de fout tijdig zichtbaar wordt.
We je de ruimte geven om zelfstandig operationele regie te voeren en interne collega's en de externe leverancier bij elkaar te brengen.
Jij je ervaring inzet om knelpunten op te lossen en de werkwijze voor de correspondentieketen te verbeteren en te borgen.
Jij doet het
Opdracht 1 – Grip op leveranciersafspraken, uren en kosten
Breng de operationele leveranciersafspraken voor de correspondentievoorziening op bestelling. Zorg dat afspraken over werk, resultaten, planning en uren vastgelegd worden vastgelegd en dat de urenverantwoording en facturen controleerbaar worden aangesloten op deze afspraken. Signaleer fouten en organiseer de opvolging met de leverancier en betrokken collega's.
Opdracht 2 – Versterken van de operationele applicatieregie
Breng overzicht aan in onverwachte incidenten, wijzigingen, verhalen en acties binnen de correspondentieketen. Let op de voortgang en afhankelijkheden, zorg dat betrokkenen over actuele informatie beschikken en verbetering de werkwijze waar dat nodig is. Draag de krachtige werkwijze en actuele overzichten aan het einde van de opdracht overdraagbaar over aan het team.
Taken
De bestaande leveranciersafspraken, urenregistraties, factuurcontrole en opvolging in kaart brengen.
Afspraken over werk, resultaten, planning, geraamde uren en wijzigingen vastleggen en actueel houden.
Urenverantwoordingen en facturen toetsen aan de gemaakte afspraken en de uitgevoerde werkzaamheden.
Verschillen, ontbrekende onderbouwing en risico's op overschrijding analyseren en tijdig bespreekbaar maken.
De leverancier aanspreken op ontbrekende informatie, fouten en openstaande acties.
Overzichten bijhouden van afgesproken en verantwoordelijke uren, voortgang, risico's en openstaande punten.
De voortgang van incidenten, wijzigingen, leveranciersopdrachten en Jira-stories logisch.
Operationele voorbereiden en begeleiden, besluiten voorbereiden en eigenaren duidelijk zijn.
Afstemmen met applicatieregisseurs, functioneel beheer, de Service Manager, de Product Owner en andere betrokken teams.
Knelpunten in de samenwerking en informatie-uitwisseling, signaleren en voorstellen doen voor praktische lastig.
Verbeteringen, afspraken en werkwijze documenteren en overdragen aan het team.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijk voor actuele, volledige en navolgbare overzichten van leveranciersafspraken, uren, voortgang en openstaande acties.
Verantwoordelijk voor het tijdig signaleren en onderbouwen van defecten, risico's en mogelijke overschrijdingen.
Voeg om binnen afgesproken kaders operationele informatie op te vragen, acties uit te zetten en de leverancier aan te spreken op gemaakte afspraken toe.
Voeg toe aan operationele werkzaamheden te voorbereiden en betrokkenen aan te spreken op de vervolg van acties.
Verantwoordelijk voor het voorbereiden van de verwerking door relevante informatie, opties en gevolgen ingewikkeld te maken.
Beslissingen over aanvullende kosten, contractuele wijzigingen, fundamentele en fundamentele keuzes worden genomen door de daarvoor onafhankelijke functionaris.
Werkt nauw samen met de applicatieregisseurs en stemt bevoegdheden en escalatieroutes bij de start van de opdracht met hen af.
Jij bent het
Hard skills
Aantoonbare ervaring met applicatieregie, IT-dienstverlening, leveranciersregie of een functionele operationele regierol.
Ervaring met het analoog van afspraken, voortgang, uren en kosten bij externe leveranciers.
Ervaring met het controleren van urenverantwoordingen en facturen aan de hand van afspraken en werkzaamheden.
Goede vaardigheid met Excel en ervaring met Jira; kennis van Topdesk is een pre.
Kennis van ITIL en Agile/Scrum; ervaring met SLA's en DAP's is een pre.
Ervaring met procesverbetering en het vastleggen en overdragen van werkwijzen.
Affiniteit met correspondentievoorzieningen of kennis van COMMA is een pre.
Concreet resultaat van de opdracht
Uiterlijk aan het einde van de opdracht van circa zes maanden:
Is er één actueel en overdraagbaar overzicht van leveranciersafspraken, werkzaamheden, planning, uren en openstaande acties.
Zijn urenverantwoordingen en facturen controleerbaar gekoppeld aan afspraken en werkzaamheden, en zijn mislukte fouten vastgelegd en aanleiding gevend of opzettelijk effectief.
Zijn de status, risico's en afhankelijkheden van de relevante incidenten, wijzigingen en leveranciersopdrachten verspreid voor de betrokken collega's.
Is een beschreven en werkbare werkwijze ingericht voor het vastleggen, controleren en implementeren van leveranciersafspraken, uren en facturen.
Zijn rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en escalatieroutes voor deze operationele opvolging vastgelegd en met de betrokkenen afgestemd.
Jij bent het (eisen)
Hard skills
Aantoonbare ervaring met applicatieregie, IT-dienstverlening, leveranciersregie of een functionele operationele regierol.
Ervaring met het analoog van afspraken, voortgang, uren en kosten bij externe leveranciers.
Ervaring met het controleren van urenverantwoordingen en facturen aan de hand van afspraken en werkzaamheden.
Goede vaardigheid met Excel en ervaring met Jira; kennis van Topdesk is een pre.
Kennis van ITIL en Agile/Scrum; ervaring met SLA's en DAP's is een pre.
Ervaring met procesverbetering en het vastleggen en overdragen van werkwijzen.
Affiniteit met correspondentievoorzieningen of kennis van COMMA is een pre.
Soft skills
Brengt structuur aan en houdt ook bij meerdere prachtige onderwerpen overzicht.
Werkt nauwkeurig, analytisch en kritisch; onverwachte informatie en vraagt door bij onduidelijkheden.
Neemt eigenaarschap en volgt acties actief op.
Spreekt leveranciers en collega's duidelijk, respectvol en vastgehouden aan op afspraken.
Verbindt verschillende disciplines en houdt oog voor ieders rol en verantwoordelijkheid.
Handelt zelfstandig binnen kader afgesproken en weet wanneer de escalatie nodig is.
Communiceer helder over de voortgang, risico's en defecten.
Heeft een praktische verbetergerichte houding en kan voorstellen vertalen naar werkbare afspraken.
Duur van de opdracht
6 maanden
Voorwaarden
Bij het aanbieden van een kandidaat op bovenstaande aanvraag is een doorleenconstructie niet toegestaan. De kandidaat dient in dienst te zijn bij uw organisatie. Als er wel sprake is van een extra schakel in de keten, zullen wij uw aanbieding niet in behandeling nemen en directe afwijzen.
Geldige VOG is nodig bij inzet, eerder starten is niet mogelijk.
Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De 'WKA' heeft als doelmisbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij ontwerpen deze risico's voor onze klanten van middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een deel van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Als u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier een bewijs van de Belastingdienst van meerdere) dan heeft u ook de elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerde accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Welnu, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.
Eisen voor de opdracht Applicatieregisseur
- Ervaring met het controleren van urenverantwoordingen en facturen aan de hand van afspraken en werkzaamheden.
- Affiniteit met correspondentievoorzieningen of kennis van COMMA is een pre.
- Brengt structuur aan en houdt ook bij meerdere prachtige onderwerpen overzicht.
- Spreekt leveranciers en collega's duidelijk, respectvol en vastgehouden aan op afspraken.
- Aantoonbare ervaring met applicatieregie, IT-dienstverlening, leveranciersregie of een functionele operationele regierol.
- Ervaring met het analoog van afspraken, voortgang, uren en kosten bij externe leveranciers.
- Goede vaardigheid met Excel en ervaring met Jira; kennis van Topdesk is een pre.
- Kennis van ITIL en Agile/Scrum; ervaring met SLA's en DAP's is een pre.
- Ervaring met procesverbetering en het vastleggen en overdragen van werkwijzen.
- Verbindt verschillende disciplines en houdt oog voor ieders rol en verantwoordelijkheid.
- Werkt nauwkeurig, analytisch en kritisch; onverwachte informatie en vraagt door bij onduidelijkheden.
- Neemt eigenaarschap en volgt acties actief op.
- Communiceer helder over de voortgang, risico's en defecten.
- Handelt zelfstandig binnen kader afgesproken en weet wanneer de escalatie nodig is.
- Heeft een praktische verbetergerichte houding en kan voorstellen vertalen naar werkbare afspraken.
Wensen voor de opdracht Applicatieregisseur
- Kennis van Topdesk is een pre.
- Ervaring met SLA's en DAP's is een pre.
- Kennis van COMMA is een pre.
