Voor de gemeente Utrecht is LibLab op zoek naar een Bestuursassistent(e)
Utrecht heeft jou nodig!
In de rol van flexibel inzetbare Bestuursassistent bij de gemeente Utrecht word je deel van het kloppend hart van onze dynamische afdeling Bestuursondersteuning. Je krijgt de unieke kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het bestuurlijke proces. Je vaardigheden worden hier niet alleen gewaardeerd, maar krijgen ook de ruimte om verder te groeien in een omgeving waar professionaliteit en positiviteit vooropstaan.
Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en samen met collega’s frisse energie door onze afdeling te laten stromen? Wij zoeken proactieve teamspelers die met hun expertise en unieke kijk op zaken bijdragen aan een sterker Utrecht. Kom jij ons team versterken?
Dit is je werk:
Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.
Hieronder benoemen we de vier belangrijkste competenties voor deze functie en hoe deze tot uiting komen in jouw dagelijkse werk:
- Organisatorisch talent: Je houdt overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Je plant en beheert de agenda’s van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Daarbij zorg je dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.
- Communicatieve vaardigheden: Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner tussen bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en pas je je toon moeiteloos aan de doelgroep aan.
- Proactief handelen: Je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig mailverkeer af, met oog voor urgentie.
- Stressbestendigheid: Je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer.
Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van ons college en een goed functionerend secretariaat. Op jou kunnen we bouwen!
Dit is je werkplek:
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken in een hecht team van bestuursassistenten waar je je welkom en gewaardeerd voelt. Je bent een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W.
Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Dit is jouw inbreng:
Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. We zijn op zoek naar een dienstverlenende collega die accuraat is, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld.
Jij hebt een gezond gevoel voor humor en bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurders en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek sensitief.
Concreet heb jij:
- Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld.
- Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
- Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams).
- Je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.
Goed om te weten:
- Dit is een tijdelijke opdracht, ter vervanging van een zieke medewerker. Verlenging mogelijk maar nog niet bekend.
- Thuiswerken is mogelijk (1-2 dagen per week). Er wordt flexibiliteit verwacht van de medewerkers: als de opdracht erom vraagt, zal je soms wat vaker op kantoor worden verwacht.
Inclusiviteit
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (Diversiteit en inclusiviteit - Werken bij de Gemeente Utrecht).
Eisen voor de opdracht Bestuursassistent
- Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
- Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
- Kandidaat heeft Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door ervaring.
- Digitale vaardigheid, bekend met systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams.
- Flexibiliteit om in ieder geval op woensdag of vrijdag te werken.
- Niet mogelijk deze opdracht op ZZP-basis in te vullen.
- CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
- Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst zijn geweest of in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker.
- De kandidaat moet akkoord zijn met de voorwaarden van de klant en ondergaat een pre-employmentscreening inclusief de VOG voor aanvang.
- De kandidaat beschikt over een geldig legitimatiebewijs bij intake en op de startdatum.
Wensen voor de opdracht Bestuursassistent
- Interesse in lokaal bestuur en politiek-georiënteerde omgeving, politiek sensitief zijn.
- Gezond gevoel voor humor en in staat om de agenda van bestuurders en de omgeving te managen.
- Overzicht houden in een complexe setting en prioriteiten kunnen stellen.
- Dienstverlenende, accurate, teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld zijn.
- Competenties zoals organisatorisch talent, communicatieve vaardigheden, proactief handelen, en stressbestendigheid aantonen in persoonlijke motivatie.
