Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!
Afdeling
Binnen de Gemeente Zoetermeer is de afdeling Informatie en Automatisering verantwoordelijk voor de IT/IV ondersteuning van de rest van de organisatie. Binnen het team Advies & Projecten heerst een collegiale sfeer. Iedereen is bereid om elkaar te helpen. Maar we zijn vooral gedreven om onze interne klanten zo goed mogelijk te adviseren en ondersteunen, voor de collega’s, het bestuur en de burgers. Het moderne stadhuis stimuleert ontmoetingen en onderlinge samenwerking en je bent flexibel in het zoeken van je werkplek
Opdracht
Als portfoliomanager richt je het ICT portfoliomanagement verder in en ontwikkel je dit door tot een werkende, gedragen en duurzaam geborgde werkwijze. Je ondersteunt het strategieteam (strateeg, architect en informatiemanagers) bij het maken van keuzes over prioriteiten en capaciteit. Je verbindt organisatiedoelstellingen, informatievoorziening, veranderinitiatieven en uitvoeringscapaciteit en zorgt dat besluitvorming plaatsvindt op basis van actuele, objectieve en vergelijkbare stuurinformatie.
Je brengt structuur, maakt capaciteit en afhankelijkheden inzichtelijk, bereidt besluitvorming voor en begeleidt de organisatie bij het toepassen van de nieuwe werkwijze. Bij afronding van de opdracht zijn processen, rollen, verantwoordelijkheden, overlegstructuren, instrumenten en beheerafspraken ingericht, toegepast en overgedragen.
Werkzaamheden
Binnen deze opdracht verricht de portfoliomanager onder andere de volgende werkzaamheden:
- Doorontwikkelen en verbeteren van de huidige inrichting van het portfoliomanagement;
- Optimaliseren, toepassen en laten vaststellen door de organisatie van het portfolioproces voor intake, beoordeling, prioritering, besluitvorming, monitoring, bijsturing en beëindiging van initiatieven;
- Opstellen, beheren en actueel houden van een integraal ICT portfolio van relevante projecten, verbeterinitiatieven en veranderopgaven, met eenduidige basisgegevens en duidelijk eigenaarschap;
- Ontwikkelen en vaststellen van een prioriteringskader waarmee initiatieven transparant, objectief en herhaalbaar worden beoordeeld;
- Inrichten en verder ontwikkelen van een organisatiebrede governance voor het ICT portfolio, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, mandaten, overlegstructuren, besluitvormingsmomenten en escalatieroutes;
- Opstellen en onderhouden van periodieke portfoliodashboards en managementrapportages over voortgang, kosten, baten, risico’s, afhankelijkheden, capaciteit en strategische bijdrage;
- Inzichtelijk maken van beschikbare en benodigde capaciteit van alle I&A teams, inclusief voorstellen voor verdeling, fasering en het oplossen van knelpunten;
- Vastleggen van werkwijzen, formats, uitgangspunten en beheerafspraken ten behoeve van structureel gebruik van het portfoliomanagement binnen de organisatie;
- Opstellen en begeleiden van een implementatie- en borgingsplan, inclusief kennisoverdracht en een voorstel voor structureel eigenaarschap binnen de organisatie;
- Opstellen van een eindrapportage met gerealiseerde resultaten, resterende ontwikkelpunten en aanbevelingen voor verdere volwassenwording van het portfolioproces wordt beschreven.
Positionering en samenwerking
Je werkt in opdracht van de teammanager Advies & Projecten(A&P) en werkt nauw samen met het strategieteam (strateeg, architect, informatiemanager), management, en projectleiders. Je adviseert onafhankelijk en escaleert tijdig wanneer capaciteit, voortgang, risico’s of onderlinge afhankelijkheden de realisatie van de portfoliodoelstellingen bedreigen. Je zet dit niet in je eentje op, maar sluit aan op het bestaande portfolioproces en stemt af met bovengenoemde rollen over de inrichting.
De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.
- Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
- Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
- De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;
- Er wordt gewerkt in team verband.
Competenties
- Organisatiesensitiviteit en bestuurlijke sensitiviteit: Beweegt zich effectief binnen een complexe organisatieomgeving en begrijpt bestuurlijke verhoudingen, uiteenlopende belangen en besluitvormingsprocessen. Weet belangen van management, stakeholders en betrokken teams te vertalen naar gedragen keuzes binnen het ICT-portfolio;
- Analytisch vermogen en overzicht: Kan complexe vraagstukken, afhankelijkheden, risico's, capaciteit en prioriteiten snel doorgronden en vertalen naar heldere stuurinformatie. Houdt overzicht over het totale portfolio en maakt impact van keuzes inzichtelijk voor besluitvorming;
- Overtuigingskracht en adviesvaardigheid: Weet op tactisch en strategisch niveau te adviseren over governance, prioritering, capaciteit en veranderinitiatieven. Kan voorstellen en adviezen helder onderbouwen en stakeholders meenemen in besluitvorming;
- Verbindend vermogen en omgevingsbewustzijn: Legt verbinding tussen organisatiedoelstellingen, informatievoorziening, veranderinitiatieven en uitvoeringscapaciteit. Creëert draagvlak, stimuleert samenwerking en brengt verschillende belangen samen om gezamenlijke resultaten te realiseren;
- Resultaatgerichtheid en realisatiekracht: Stuurt op concrete resultaten en borging van de ontwikkelde werkwijze. Werkt doelgericht toe naar de inrichting van processen, governance, rapportages, beheerafspraken en kennisoverdracht, met oog voor duurzame implementatie binnen de organisatie.
Eisen voor de opdracht Portfoliomanager
- 4. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
- 5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als portfoliomanager, strategisch adviseur, implementatiemanager of vergelijkbaar
- 8. Aantoonbare werkervaring met het implementeren en duurzaam borgen van nieuwe werkwijzen, rollen, verantwoordelijkheden en processen binnen een organisatie
- 9. Uiterlijk beschikbaar per 1 december voor minimaal 32 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht
- 6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het inrichten, implementeren en doorontwikkelen van portfoliomanagement binnen een gemeente of overheidsinstantie
- 7. Aantoonbare werkervaring met governance-inrichting, prioritering van veranderinitiatieven, capaciteitssturing en management- of bestuurlijke rapportages
Wensen voor de opdracht Portfoliomanager
- 11. Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en invoeren van rollen, mandaten, overlegstructuren, besluitvormingsmomenten en escalatieroutes
- 13. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van organisatieverandering en het overdragen van werkwijzen aan de lijnorganisatie
- 12. Aantoonbare werkervaring met prioriteringsmethodieken, portfolio-afwegingen, scenarioanalyses en het verbinden van veranderopgaven aan beschikbare capaciteit en middelen
- 10. Aantoonbare werkervaring met het realiseren, implementeren en duurzaam borgen van portfoliomanagement binnen complexe organisaties met meerdere organisatieonderdelen, uiteenlopende belangen en meerdere veranderinitiatieven
- 14. De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 1 A4), waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, specifieke relevante ervaring, motivatie voor deze opdracht De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden
