In de functie van bestuursondersteuner ben je verantwoordelijk voor het mede vormgeven en stroomlijnen van het bestuurlijke proces, waaraan de programmadirecteur sturing geeft. Je adviseert de programmadirecteur en bent één van zijn eerste aanspreekpunten. Zo lees je stukken mee, signaleer en agendeer je bijzonderheden en gevoeligheden. Denk je mee en ondersteun je de programmadirecteur bij zijn agendabeheer, adviseer je hem en zorg je ervoor dat hij goed is voorbereid voor de diverse bijeenkomsten waaraan hij deelneemt. Dit vraagt om een goede antenne voor het (bestuurlijke) krachtenveld, waarin het NP SNW zich bevindt, snel prioriteiten kunnen bepalen, flexibel meebewegen als dat nodig is en secuur in de uitvoering. Je bent een netwerker die snel kan schakelen.
Taken- Leidend en complex agendabeheer & hosting van besprekingen en vergaderingen
- Adviseren op vraagstukken intern en extern
- Adviseren en afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon en e-mail)
- Adviseren, ontwikkelen en plannen van afspraken/bijeenkomsten omtrent het NP SNW, inclusief de bijbehorende organisatie van bijeenkomsten
- Alliantie bijeenkomsten
- Programmateam
- Opgaveteam bijeenkomsten
- Bestuurlijk team
- Alliantiepartner ontmoetingen
- Andere NP SNW gerelateerde bijeenkomsten
- Bijhouden en adviseren uitnodigingen projectteam
- Leiden van diverse projecten voor het programmateam
- HR-beheer en advisering
- Het leggen van verbindingen en het zorgen voor een heldere communicatie tussen bestuur en ambtelijke organisatie, verschillende organisatieonderdelen, ambtelijke processen en tussen deze processen en de samenleving
- Facturen doorzetten naar en afstemmen met financiële administratie
- Opzetten en coördineren van voortgangsrapportages
- Bijkomende organisatorische taken
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Het Nationaal Programma Samen Nieuw-West (NPSNW) is in 2021 gestart om ervoor te zorgen dat kinderen die opgroeien in Amsterdam Nieuw-West gelijke kansen hebben als kinderen in andere stadsdelen. Het is een ambitieus en waardegedreven programma met een duur van 20 jaar voor en door bewoners van het stadsdeel, gefinancierd door het Rijk, de gemeente Amsterdam en door bijdragen van alle alliantiepartners. Inmiddels is er een convenant dat is ondertekend door 70 alliantiepartners en een Uitvoeringsprogramma. Het Nationaal Programma Samen Nieuw-West is opgedeeld in 5 opgaveteams (OT) met ieder een eigen voorzitter en een Strategisch Programmamanager (SPM) die zich focussen op de belangrijkste thema’s van Nieuw West:
- OT Eigenaarschap, Inclusie en Democratie (EID)
- OT Veiligheid
- OT Werk en bestaanszekerheid
- OT Wonen en leefomgeving
- OT Kansen voor de jeugd
De alliantie, verenigd rondom de belangrijkste thema’s, wordt ondersteund door een programmateam van ongeveer 10 fte. Hierin werken zowel collega’s die verantwoordelijk zijn voor de Alliantie-brede samenwerking op de verschillende thema’s, als collega’s die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering en communicatie.
Eisen
- Toevoegen motivatie: Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
- Verificatie Ervaring: Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
- Beschikbaarheid en tarief kandidaat: Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender.
- Draaideurconstructie: De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar een ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam. Antwoordopties: Ja, kandidaat heeft een ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam (KO). Nee, kandidaat heeft geen ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam.
- Opdracht onder leiding en toezicht: De aangeboden kandidaat is op het moment van inschrijving voor deze opdracht en gedurende het uitvoeren van de opdracht in loondienst van de Inschrijver. Dit dient duidelijk te blijken uit de ingediende documenten.
- CV toevoegen: Voeg een cv toe van de kandidaat, opgesteld in het Nederlands en maximaal 5 A4 groot.
- Werk- en denkniveau: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft minimaal 7 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een gemeentelijke organisatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- Ervaring met Outlook, Word, Excel, PowerPoint: Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
Wensen
- Kennis: De aangeboden kandidaat heeft affiniteit met het stadsdeel Nieuw West. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft werkervaring bij de gemeente Amsterdam. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
