Uitvoeringsvoorwaarde
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet-conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.
Gemeente Katwijk
werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.
Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.
Opdracht
Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.
Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
- Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
- Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
- Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
- Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
- Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
- Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
- Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
- Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
- Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.
Werkomgeving
Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma - di - woe - do - vr
Is hybride werken mogelijk: Ja
Eisen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- 1. Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
- 4. Minimaal een afgeronde secretaesse opleiding;
- 5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente;
- 6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie;
- 7. Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur, benoem dit in het cv;
- 8. Uurtarief van maximaal €89.50 inclusief reiskosten, woon-werkverkeer en parkeerkosten;
- 9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365, benoem waar dit is opgedaan.
- 10. Aantoonbare werkervaring de kandidaat heeft met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden;
Wensen voor de opdracht Bestuurssecretaresse
- 13. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie (maximaal 20 punten); c. Werkervaring binnen een gemeente. (20 pt) b. Werkervaring binnen een overheidsorganisatie; (10 pt) a. Geen aantoonbare werkervaring; (0 pt)
- 11. Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden. Beschrijf aan de hand van maximaal twee projecten/opdrachten de werkervaring: beschrijf hierbij de aard van de ondersteuning en de verantwoordelijkheden van de kandidaat; e. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van meerdere bestuurders/directieleden én actieve rol bij MT-overleggen, besluitvorming of bestuurlijke processen; (30 pt) d. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van meerdere leidinggevenden of directieleden; (20 pt) b. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van één leidinggevende of manager; (10 pt) a. Geen aantoonbare werkervaring; (0 pt)
- 12. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen. Beschrijf deze ervaring aan de hand van concrete voorbeelden (maximaal 20 punten); d. Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van meerdere bestuurders, directieleden of managers inclusief coördinatie van bijeenkomsten en evenementen; (20 pt) c. Aantoonbare werkervaringmet complex agendabeheer én organisatie van bijeenkomsten; (10 pt) b. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer; (5 pt) a. Geen aantoonbare werkervaring; (0 pt)
