Project A27 Houten-Hooipolder
De A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder is een essentiële schakel in de noord-zuidverbinding van het Nederlandse wegennet en staat hoog genoteerd in de file top 50 (en vaak zelfs in de file top 10). Dagelijks hebben tienduizenden weggebruikers te maken met deze files.
Het tracé is 47 km lang en loopt door het beheergebied van acht gemeentes, drie provincies, drie waterschappen en drie verkeerscentrales. Ook kruist het meerdere grote en druk bevaren rivieren, zoals de Lek, de Boven Merwede en de Bergsche Maas.
Het project is groot, complex en uitdagend. De omleidingsmogelijkheden voor weg- en scheepvaartverkeer zijn beperkt, er zijn veel verschillende stakeholders en er worden meerdere nieuwe bruggen gebouwd en tientallen kunstwerken aangepast. Daarnaast werkt het project met een relatief nieuwe contractvorm (twee-fasen). Het project is verdeeld over twee contracten (Noord en Zuid), met beide een eigen opdrachtnemer. Tijdens de realisatie van het project staat veiligheid voorop. Ook proberen we zo min mogelijk hinder te veroorzaken voor de omgeving.
Opdrachtomschrijving documentalist
Als documentalist ben je dé expert op het gebied van documentbeheer en archivering. Deze rol vervul je bij één van de grootse projecten van RWS: de verbreding van de A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder. Je beheert onder andere het documentmanagementsysteem Connect, waar het gehele projectteam in samenwerkt en waar het projectarchief in wordt opgebouwd.
Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archivering kennen en de werkafspraken naleven. Als zij vragen hebben of advies nodig hebben, weten ze jou te vinden. Daarbij houd je de kwaliteit van het projectarchief en de bredere informatiehuishouding van het project nauwkeurig in de gaten. Wanneer projectinformatie op de juiste plek en op de juiste manier gearchiveerd wordt, heb jij je doel behaald. Je aarzelt niet om met verbetervoorstellen te komen en/of zelf verbeteringen door te voeren. Op deze manier speel jij een cruciale rol in de voortgang en de continuïteit van het project en de beheersing van documentaire projectinformatie.
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van documentbeheer en archiefvorming in de daartoe bestemde systemen, waaronder het documentmanagementsysteem Connect.
Taken
- Verlenen en intrekken van toegang tot het projectarchief conform werkafspraken en vastgesteld autorisatieproces en opstellen en actueel houden van autorisatiematrix.
- Eén-op-één begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden m.b.t. documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren en nemen, inclusief eventueel verzorgen van extra hulpmiddelen zoals instructies of opfriscursussen.
- Beantwoorden van functionele gebruikersvragen m.b.t. documentbeheer en archiefvorming via algemene postbus (doorgaans binnen 24 uur).
- Projectmedewerkers adviseren over relevante vraagstukken, bijvoorbeeld inrichting van projectarchief binnen bepaalde projectcontext of omgang met specifieke documenttypen.
- Zorgen dat projectmedewerkers hun taken en verantwoordelijkheden uitvoeren, hen hierop aanspreken indien nodig (o.a. via rappellering) en escaleren naar MPB’er wanneer noodzakelijk.
- Projectmedewerkers ondersteunen bij registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en dit indien nodig namens hen uitvoeren.
- Aanmaken, ordenen, afschermen, verplaatsen, waarderen en muteren van (sub)dossiers binnen ordeningsstructuur en actueel houden van deze structuur.
- Opstellen en jaarlijks actualiseren van documenten die horen bij beheer van projectarchief zoals beheerafspraken, werkafspraken, overdrachtsplan en overzicht belangrijkste projectdocumenten.
- Verbeteren van kwaliteit van projectarchief en dienstverlening door toepassen van PDCA-cyclus.
- Ondersteunen bij beantwoording van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
- Visueel inrichten van projectarchief naar behoefte van projectmedewerkers.
- Monitoren en tijdig uitbreiden van opslagcapaciteit van Connect en indien nodig aanvragen en inrichten van nieuwe Connect-sites.
- Melden van Connect-storingen en bugs bij juiste loketten en hierover communiceren binnen projectteam.
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen met betrekking tot Connect bij juiste loketten.
- Gereed maken van projectarchief ten behoeve van overdracht en/of migratie en begeleiden van dit proces.
- Signaleren van kansen, knelpunten en risico’s met betrekking tot documentbeheer en archivering en deze melden via dashboards of voortgangsoverleggen.
Resultaat opdracht
Projectarchief dat is ingericht volgens gemaakte afspraken met opdrachtgever en voldoet aan kwaliteitseisen van RWS, waaronder geordend, gewaardeerd en gemetadateerd. Daarnaast actuele middelen voor documentbeheer en archivering zoals autorisatiematrix, ordeningsstructuur, werkafspraken, instructies, overdrachtsplan en dashboards.
Leiding en toezicht
Ja
Competenties en vaardigheden passend bij deze rol
- Analytisch denkvermogen en vermogen om verbanden te leggen binnen complexe vraagstukken.
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Hands-on mentaliteit met focus op werkbare oplossingen.
- Proactiviteit en overtuigingskracht bij uitdragen van adviezen en verbeteringen.
- Zelfstandigheid en gestructureerde manier van werken.
- Initiatief nemen om verbeteringen te signaleren en door te voeren.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
- Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
- Luistervaardigheid en vermogen om vraag achter vraag te achterhalen.
- Nauwkeurigheid en oog voor detail.
- Omgevingsbewustzijn.
- Bereidheid tot zelfontwikkeling en leren van situaties.
Beoordeling
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer niet wordt voldaan aan een eis komt kandidaat niet in aanmerking voor opdracht (knock-out). Daarna vindt beoordeling plaats op wensen. In aanbieding van kandidaten moeten eisen en wensen en mate waarin hieraan wordt voldaan expliciet worden benoemd.
Eisen voor opdracht Documentalist-a27 houten-hooipolder
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met afgeronde HBO-opleiding in vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met documentmanagementsysteem (DMS) en vakgebied digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening en gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Zelfstandig trainingen kunnen geven en daarvoor benodigde materialen zoals presentaties, werkafspraken en instructies kunnen opstellen.
- Ervaring met zelfstandig coördineren van documentbeheer binnen groot project en/of grote organisatie.
Wensen voor opdracht Documentalist-a27 houten-hooipolder
- Ervaring met documentbeheer in Microsoft SharePoint en/of DMS van Rijkswaterstaat.
- Werkervaring in vakgebied digitaal archiveren.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en Toepassingsmodel metadata.
- Mate waarin wordt voldaan aan genoemde competenties.
- Kennis van en ervaring met werken binnen overheidsinstelling.
- Kennis van en ervaring met grootschalige infrastructurele projecten.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Documentalist-a27 houten-hooipolder
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Rijkswaterstaat
Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat ? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat , dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen
