Aanleiding en doel van de opdracht
De gemeente Bunschoten beschikt over een opvanglocatie voor Oekraïense ontheemden. Sinds de start van de opvang zijn de werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie ondergebracht.
De gemeente wil inzicht krijgen in de huidige inrichting van de opvang en onderzoeken hoe deze de komende jaren toekomstbestendig georganiseerd kan worden.
Hiervoor zoeken wij een ervaren projectleider die zelfstandig een analyse uitvoert van de huidige organisatie, de belangrijkste risico’s en ontwikkelpunten in kaart brengt en verschillende toekomstscenario’s uitwerkt. Op basis hiervan levert de projectleider een onderbouwd advies op voor de toekomstige inrichting van de opvangorganisatie.
Werkzaamheden
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de analyse en het opleveren van een concreet advies met implementatieplan.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- In kaart brengen van de huidige organisatie, governance, taken, verantwoordelijkheden en personele inzet.
- Analyseren van bestaande processen rondom beheer, begeleiding, financiën, communicatie en veiligheid.
- Inventariseren van knelpunten, afhankelijkheden, personele kwetsbaarheden en continuïteitsrisico’s.
- Onderzoeken van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en de mogelijke financiële gevolgen.
- Betrekken van ervaringen en werkwijzen van andere gemeenten.
- Voeren van gesprekken met medewerkers, management en betrokken partners en organiseren van werksessies.
- Uitwerken en vergelijken van verschillende scenario’s voor de toekomstige inrichting van de opvang.
- Opstellen van een onderbouwd advies met een voorkeursvariant, benodigde formatie, governance, implementatiestappen en planning.
Op te leveren resultaten
De opdracht bestaat uit vier concrete resultaten:
1. Analyse huidige situatie
Een overzicht van de huidige organisatie, taken, verantwoordelijkheden, personele inzet, processen, samenwerkingspartners en financiële consequenties.
2. Knelpunten- en risicoanalyse
Een analyse van de belangrijkste organisatorische, personele, financiële en continuïteitsrisico’s.
3. Toekomstscenario’s
Een vergelijking van mogelijke organisatievormen, waaronder voortzetting binnen de gemeente, inrichting als regulier gemeentelijk team, uitbesteding of een hybride model. Per scenario worden de voor- en nadelen, kosten, risico’s, personele consequenties en randvoorwaarden inzichtelijk gemaakt.
4. Advies en implementatieplan
Een concreet advies voor de toekomstige inrichting van de opvangorganisatie, inclusief voorkeursvariant, benodigde formatie, verantwoordelijkheden, governance, implementatiestappen en planning.
De opdracht is succesvol afgerond wanneer de gemeente beschikt over een volledig beeld van de huidige situatie en een onderbouwd, uitvoerbaar advies waarmee ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming over de toekomstige organisatievorm mogelijk is.
Duur en inzet
Opdrachtduur: circa 3 tot 4 maanden.
Indicatieve inzet: gemiddeld 12 tot 16 uur per week.
Startdatum: nader te bepalen.
De gesprekken zullen plaatsvinden op dinsdagmiddag 20 oktober vanaf 15:00 tot 17:00. Graag rekening mee houden bij het aanbieden.
Uitvoering van de opdracht
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen de afgesproken resultaten en randvoorwaarden de eigen aanpak en planning. Afstemming met de gemeentelijke opdrachtgever en betrokkenen vindt plaats op de momenten die voor de uitvoering en besluitvorming noodzakelijk zijn.
De gemeente beoordeelt de voortgang en de kwaliteit van de overeengekomen resultaten.
Eisen voor de opdracht Projectleider opvang Oekraïense ontheemden
- Ruime ervaring als projectleider binnen het gemeentelijk domein.
- Kennis van opvangvraagstukken, vluchtelingenopvang of maatschappelijke opvang.
- Ervaring met organisatieontwikkeling en verandertrajecten.
- Bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met advisering aan management, directie en bestuur.
- Sterke analytische en communicatieve vaardigheden.
